Vrijwilligersbeleid van De drie ringen

1. Wat is vrijwilligerswerk?

Vrijwilligerswerk is werk dat onverplicht en onbetaald , maar wel in enig georganiseerd verband wordt verricht te behoeve van anderen. Onverplicht betekent dat de vrijwilliger er in vrijheid voor kiest om bepaalde werkzaamheden op zich te nemen. Het kiezen voor vrijwilligerswerk brengt echter wel verplichtingen met zich mee; het is niet vrijblijvend. Vrijwilligers zijn onbetaalde krachten. Dite betekent dat vergoedingen alleen betrekking hebben op aannemelijk te maken kosten ten behoeve van en/of kosten in verband met het verrichten van het vrijwilligerswerk. Het vrijwilligerswerk vindt plaats in enig georganiseerd verband, Dat betekent dat vrijwilligerswerk binnen een vastgelegde structuur plaats vindt.

2. Wie is vrijwilliger van De drie ringen?

Binnen De drie ringen zijn er diverse vrijwilligersfuncties. Vrijwilligers zijn:

  • de leden van het bestuur
  • de leden van de programmaraad
  • bureauvrijwilligers
  • beheerder(s) van de website
  • PR medewerkers
  • gastheren en -vrouwen bij de activiteiten
  • inleiders / cursusleiders

Er zijn omschrijvingen voor diverse functies.

3. Rechten en plichten van vrijwilligers.

De vrijwilliger heeft recht op:

  • een goede kennismakings- en inwerkperiode;
  • informatie, begeleiding en overleg voor zover gewenst en noodzakelijk in het kader van het goed kunnen uitvoeren van het vrijwilligerswerk;
  • verzekering, vergoedingen en tegemoetkomingen in de kosten zoals afgesproken;
  • zorgvuldige behandeling van de persoonlijke gegevens van de vrijwilliger.

De vrijwilliger heeft de plicht om:

  • de afgesproken werkzaamheden te verrichten;
  • verhindering van komst tijdig te melden;
  • zorgvuldig om te gaan met de goederen die door De drie ringen aan  hem of  haar zijn toevertrouwd.

4. Criteria waaraan een vrijwilliger dient te voldoen.

Van de vrijwilliger wordt verwacht dat hij/zij:

  • zich met de doelstelling van De drie ringen kan verenigen;
  • beschikt over een aantal vaardigheden en kwaliteiten die voor de desbetreffende functie vereist zijn;
  • enthousiast is voor het werk;
  • een bepaald minimum aan beschikbare tijd heeft;
  • bereid is tot samenwerking, overleg en werken in teamverband;
  • zich voor een bepaalde periode wil inzetten;
  • met enige regelmaat een activiteit van De drie ringen bijwoont.

5. Werving en selectie van vrijwilligers.

Wanneer iemand te kennen geeft belangstelling te hebben om vrijwilliger te worden bij De drie ringen vindt een gesprek plaats, meestal met de directeur, met als doel:

  • informatie te geven over De drie ringen, doelstelling en werkwijze;
  • informatie te geven over de mogelijkheden van vrijwilligerswerk bij De drie ringen;
  • een beeld te vormen van de kandidaat-vrijwilliger;
  • een passende plek te vinden voor de kandidaat-vrijwilliger;
  • informatie te geven over de wederzijdse rechten en plichten.

Tijdens het kennismakingsgesprek kan er een nader af te spreken proefperiode worden bepaald, waarin zowel de vrijwilliger als de organisatie kan kijken of het gaat zoals men zich had voorgesteld. Aan het eind van de proefperiode kunnen eventueel definitieve afspraken gemaakt te worden. In principe geldt bij De drie ringen een proefperiode van een half jaar. De vrijwilliger ontvangt een exemplaar van de statuten en een (concept) vrijwilligersovereenkomst, alsmede andere voor zijn/haar functie relevante informatie. Indien de betrokken partijen beide te kennen geven na het kennismakingstraject met elkaar verder te willen gaan, wordt de vrijwilligersovereenkomst in tweevoud ingevuld, indien nodig aangepast aan de gemaakte afspraken en ondertekend. Eén exemplaar is voor de vrijwilliger en één exemplaar wordt opgenomen in de administratie.

Voor bestuursleden geldt een zittingstermijn van drie jaar; hierna is herbenoeming mogelijk. Over (her)benoeming van bestuursleden wordt schriftelijk gestemd.

6. Vergoedingen.

Het kan voorkomen dat een vrijwilliger kosten maakt in verband met het verrichten van het vrijwilligerswerk. Kosten die voor vergoeding in aanmerking komen, zijn reiskosten, telefoonkosten, kosten voor scholing, kosten van documentatie. Vergoeding vindt alleen plaats na voorafgaande goedkeuring door het bestuur. Vergoeding van de gemaakte onkosten vinden maandelijks of per kwartaal plaats op declaratiebasis. Bij declaratie dienen rekeningen, kassabonnen of andere betaalbewijzen te worden overlegd.

Daarnaast biedt De drie ringen haar vrijwilligers de mogelijkheid om per jaar twee activiteiten gratis bij te wonen, mits er nog voldoende plaats is bij de desbetreffende activiteit; betalende deelnemers hebben bij overtekening voorrang op niet-betalende vrijwilligers.Heeft een vrijwilliger een taak bij een bijeenkomst, dan mag hij/zij die activiteit in ieder geval gratis bijwonen.

7Verzekering.

Vrijwilligers bij De drie ringen zijn voor schade en ongevallen via de VNG Vrijwilligerspolis, via welke alle vrijwilligers in de gemeente Nuth zijn verzekerd. Deze polis omvat:

  • ongevallen- en persoonlijke eigendommenverzekering voor vrijwilligers
  • aansprakelijkheidsverzekering voor vrijwilligers
  • bestuurdersaansprakelijkheid voor vrijwilligers
  • verkeersaansprakelijkheid voor vrijwilligers
  • rechtsbijstandverzekering voor vrijwilligers

Verzekerd zijn schade en ongevallen die direct het gevolg zijn van het vrijwilligerswerk.

8. Klachten / conflicten

Als een vrijwilliger een klacht heeft of als er zich een conflict voordoet, dient men dit te melden bij de voorzitter van het bestuur. Er zal in eerste instantie geprobeerd worden in overleg tot een oplossing te komen. Lukt dat niet, dan zal de kwestie in het bestuur aan de orde worden gesteld.

9. Beëindiging van het vrijwilligerswerk

Partijen kunnen de overeenkomst in onderling overleg beëindigen. 

Zowel de vrijwilliger als De drie ringen kan de overeenkomst door schriftelijke opzegging beëindigen, met een opzegtermijn van één maand. In geval van redenen omschreven in het Burgerlijk Wetboek is bij ontslag op staande voet geen opzegtermijn in acht te nemen.

De vrijwilliger hoeft geen opzegtermijn in acht te nemen wanneer:

  • hij/zij door het aanvaarden van betaald werk niet in staat is aan de opzegtermijn te voldoen;
  • hij/zij uitkeringsgerechtigde is en de uitkerende instantie hem/haar sommeert het vrijwilligerswerk met onmiddellijke ingang te beëindigen.

Na beëindiging van de overeenkomst vindt een exitgesprek met de vertrekkende vrijwilliger plaats.

Op verzoek van de vrijwilliger zal De drie ringen bij het einde van de overeenkomst een getuigschrift opstellen.